選擇SaaS提供商時(shí)需要問(wèn)的關(guān)鍵問(wèn)題

SaaS模型如今正在迅速成為中小型企業(yè)的首選解決方案，這些企業(yè)希望利用基于訂閱的選項(xiàng)，以便隨著業(yè)務(wù)需求的變化輕松實(shí)施新功能。SaaS生態(tài)系統(tǒng)使企業(yè)能夠更簡(jiǎn)單地為他們需要和使用的東西支付費(fèi)用，使中小企業(yè)能夠利用基于云的服務(wù)和企業(yè)級(jí)軟件，并與規(guī)模更大的企業(yè)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)。

正是這種可承受性和靈活性促使中小企業(yè)考慮將數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序從其本地基礎(chǔ)設(shè)施轉(zhuǎn)移到基于云的網(wǎng)絡(luò)上的集中服務(wù)，而其服務(wù)如此之多，以至于預(yù)計(jì)2022年全球SaaS服務(wù)支出將達(dá)到1766億美元。

隨著越來(lái)越多的中小企業(yè)投資更多的SaaS解決方案，掌握許可條款和定價(jià)指標(biāo)只是決策者在選擇SaaS提供商時(shí)面臨的挑戰(zhàn)之一。將自己環(huán)境中的數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序委托給外部實(shí)體也會(huì)引發(fā)對(duì)重要業(yè)務(wù)關(guān)鍵問(wèn)題的擔(dān)憂，例如數(shù)據(jù)治理、安全性和合規(guī)性。

為了確定SaaS提供商是否適合企業(yè)的業(yè)務(wù)，在理想情況下，企業(yè)的決策者應(yīng)該通過(guò)一份綜合評(píng)估清單來(lái)評(píng)估五個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域。

(1)SaaS解決方案是否滿足所有已經(jīng)確定和未來(lái)的業(yè)務(wù)需求?

在理想情況下，SaaS提供商應(yīng)該有適當(dāng)?shù)臋C(jī)制來(lái)評(píng)估當(dāng)前數(shù)據(jù)環(huán)境的業(yè)務(wù)需求和用例，以便他們的解決方案可以根據(jù)這些要求進(jìn)行定制，并隨著業(yè)務(wù)需求的發(fā)展進(jìn)行調(diào)整。

詢問(wèn)有關(guān)如何擴(kuò)展SaaS解決方案以支持不斷增長(zhǎng)的處理數(shù)據(jù)量的問(wèn)題，將提供有關(guān)潛在的使用成本或可能由此產(chǎn)生的定價(jià)層的見(jiàn)解。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，所有這些都將有助于為企業(yè)提供更準(zhǔn)確的解決方案價(jià)值分析。雖然最初的重點(diǎn)可能是為最終用戶啟動(dòng)支持系統(tǒng)，例如Microsoft 365或CRM系統(tǒng)，但決策者也應(yīng)該跳出條條框框思考并評(píng)估提供的其他選項(xiàng)。

除了內(nèi)部部署設(shè)施和云計(jì)算環(huán)境的數(shù)據(jù)備份和安全系統(tǒng)之外，可以處理數(shù)據(jù)并提供基于人工智能的數(shù)據(jù)分析的先進(jìn)工具系統(tǒng)將有助于確保解決方案面向未來(lái)，以支持不斷變化的業(yè)務(wù)需求。能夠建立服務(wù)目錄并了解提供商未來(lái)的服務(wù)路線圖，將有助于確定是否存在正確的協(xié)同效應(yīng)，以建立持久的增值合作伙伴關(guān)系。

(2)合同條款是什么?

在簽署服務(wù)合同之前，對(duì)服務(wù)合同進(jìn)行詳細(xì)審查將有助于消除在后續(xù)過(guò)程中遇到意外或額外成本的可能性。該評(píng)估還應(yīng)檢查所有合同終止條件，以避免任何潛在的SaaS提供商鎖定風(fēng)險(xiǎn)。

作為這一過(guò)程的一部分，決策者需要明確何時(shí)以及如何終止他們的業(yè)務(wù)，檢查有關(guān)在錯(cuò)過(guò)服務(wù)等級(jí)協(xié)議(SLA)時(shí)如何將“服務(wù)信用”用作補(bǔ)償?shù)募?xì)則，并就由誰(shuí)監(jiān)督服務(wù)等級(jí)協(xié)議(SLA)交付性能以及如何進(jìn)行報(bào)告達(dá)成一致。

(3)從法律角度必須考慮什么?

在簽署合同之前，驗(yàn)證提議的解決方案是否符合特定的行業(yè)、法規(guī)或法律要求非常重要。這對(duì)于在銀行、金融、保險(xiǎn)和電信行業(yè)運(yùn)營(yíng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)尤其重要。建議所有中小企業(yè)檢查解決方案是否符合當(dāng)今適用或即將出現(xiàn)的所有網(wǎng)絡(luò)安全標(biāo)準(zhǔn)或指南。

在簽署合同時(shí)，許多SaaS提供商將采用點(diǎn)擊包或點(diǎn)擊流程，通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)來(lái)批準(zhǔn)合同文件的特定版本并接受所有合同條款。但是，一些企業(yè)可能需要更傳統(tǒng)的合同簽署流程，提供商應(yīng)該能夠滿足通過(guò)電子簽名或書(shū)面合同簽署合同的請(qǐng)求。

(4)誰(shuí)擁有數(shù)據(jù)?

高級(jí)決策者應(yīng)該仔細(xì)檢查合同條款，以確保他們的企業(yè)在合同期間保持其數(shù)據(jù)的所有權(quán)。特別是，高級(jí)團(tuán)隊(duì)需要完全熟悉數(shù)據(jù)處理描述，以便他們對(duì)處理個(gè)人數(shù)據(jù)的人員和方式充滿信心。

當(dāng)涉及到誰(shuí)對(duì)委托給提供者的數(shù)據(jù)負(fù)有法律責(zé)任時(shí)，必須明確定義誰(shuí)承擔(dān)責(zé)任和誰(shuí)將被追究責(zé)任。這一點(diǎn)至關(guān)重要，因?yàn)镾aaS服務(wù)通常在其他實(shí)體提供的基礎(chǔ)設(shè)施和平臺(tái)上運(yùn)行，因此合同可能會(huì)提及第三方合同。在這些“共同責(zé)任”場(chǎng)景中，明確誰(shuí)負(fù)責(zé)什么，并以圖形表示所有共同責(zé)任將很有幫助。

(5)解決方案是否合規(guī)?

理想的SaaS解決方案將為GDPR和UK-GDPR等關(guān)鍵合規(guī)目標(biāo)提供支持。例如，在理想情況下，備份解決方案應(yīng)防止最終用戶將數(shù)據(jù)移動(dòng)到云平臺(tái)之外，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)保留期的精細(xì)管理。此外還建議檢查是否需要單獨(dú)的合同來(lái)涵蓋個(gè)人數(shù)據(jù)的處理。

在承諾使用服務(wù)之前，評(píng)估數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置并確定潛在提供商是否符合組織要求的所有監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)(例如，SOC2合規(guī)性或HIPPA以及GDPR)至關(guān)重要。

導(dǎo)航和優(yōu)化SaaS使用

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型推動(dòng)更多中小企業(yè)投資于SaaS服務(wù)，關(guān)鍵利益相關(guān)者將需要善于評(píng)估SaaS提供商的適用性，以確保他們的數(shù)字化之旅具有成本效益、安全并產(chǎn)生預(yù)期結(jié)果。

對(duì)SaaS提供商的證書(shū)進(jìn)行詳細(xì)評(píng)估并明確定義數(shù)據(jù)所有權(quán)、成功指標(biāo)、法律和合規(guī)性的影響，將有助于確保將與引入外部SaaS提供商相關(guān)的任何風(fēng)險(xiǎn)降至最低。這也將有助于選擇正確的SaaS解決方案來(lái)充分滿足當(dāng)今和未來(lái)的業(yè)務(wù)需求。