利用Zoom群組聊天功能實(shí)現(xiàn)高效辦公

在日常工作中，時(shí)常會(huì)有大量信息、消息和資源向我們涌來，讓人頓感應(yīng)接不暇。為此，你想方設(shè)法尋找各種能整合工作事宜、節(jié)省辦公時(shí)間的工具，來幫助你變得更井井有條。然而，有時(shí)使用額外的生產(chǎn)力工具非但不能帶來幫助，反而會(huì)增加新的工作負(fù)擔(dān)。事實(shí)上，你需要的，是能夠全方位覆蓋各項(xiàng)工作任務(wù)的一站式服務(wù)解決方案。

我們的群組聊天解決方案Zoom Team Chat，可謂是協(xié)助你應(yīng)對上述辦公效率問題的得力助手。它是Zoom平臺自帶的應(yīng)用，因此無需支付額外費(fèi)用。這款時(shí)刻在線的聊天解決方案將會(huì)是你日常辦公的秘密武器，能夠助你快刀斬亂麻，更為高效地處理各項(xiàng)事宜。

以下列出的是Zoom群組聊天功能的一些最佳實(shí)踐。它們可以幫你在日常工作的聊天和溝通體驗(yàn)中獲取最大價(jià)值：

Zoom群組聊天的專業(yè)級使用技巧

使用回復(fù)功能

當(dāng)你和同事之間或團(tuán)隊(duì)內(nèi)部聊天正處于快速刷屏狀態(tài)時(shí)，會(huì)很容易弄混消息之間的回復(fù)關(guān)系。這時(shí)，只要在一條消息下點(diǎn)擊“回復(fù)”，即可直接回復(fù)該條消息。該條回復(fù)會(huì)與被回復(fù)的消息歸為一組，這樣其他的聊天參與者就能清楚知道你們在討論同一個(gè)話題。

嵌入和預(yù)覽鏈接

使用格式欄內(nèi)的“添加鏈接”選項(xiàng)，即可縮短原始鏈接長度。同時(shí)，你還可以將短連接直接嵌入文本，以確保你的帖文精簡易讀。在添加超鏈接后，你可以點(diǎn)擊該鏈接，選擇“打開鏈接”預(yù)覽，確保鏈接無誤后再發(fā)帖-畢竟誰都不想分享錯(cuò)誤的鏈接！

使用“@所有人”、“ 某人”時(shí)，請三思

使用“ 所有人”這一功能可以提醒群組或頻道內(nèi)的所有成員注意到你想要重點(diǎn)突出的某條消息-不論他們處于活躍狀態(tài)與否，都會(huì)收到此條提醒。不過，如果是在數(shù)百或數(shù)千人的大組，就要?jiǎng)?wù)必慎用該功能。

使用“ 某人”則是可以提醒群組或頻道內(nèi)的特定成員查看該條消息。只需輸入“ 符號+成員名字”，然后從下拉菜單中選擇成員即可。

巧用通知設(shè)置分流消息

當(dāng)一大堆消息同時(shí)涌來時(shí)，任何人都會(huì)感到手足無措。不妨試試看通過調(diào)整群組聊天中的通知設(shè)置，比如僅在你被直接提及、在一對一聊天框或群組聊天內(nèi)有新消息、或你選擇的特定頻道內(nèi)有新消息時(shí)才接受通知，來摒除不必要的干擾，協(xié)助你專注于當(dāng)下亟需處理的信息。

各類Zoom解決方案之間無縫切換

當(dāng)今社會(huì)，工作節(jié)奏很快，有時(shí)為了進(jìn)一步闡述或展示，你需要從聊天切換至電話或視頻會(huì)議。得益于Zoom的所有解決方案都集成在同一個(gè)應(yīng)用里，用戶可以在不同解決方案之間自由跳轉(zhuǎn)，例如快速地從Zoom群組聊天切換至Zoom客戶端。你甚至可以通過點(diǎn)擊“發(fā)起視頻會(huì)議”選項(xiàng)，在群組聊天或頻道內(nèi)直接發(fā)起會(huì)議。

精簡工作流程

時(shí)間是最寶貴的辦公資源。Zoom群組聊天可以在你最需要的時(shí)候幫助你加快工作進(jìn)度。以下是利用群組聊天精簡日常辦公任務(wù)的幾種方法：

設(shè)置重要消息提醒

在忙碌的日常工作中，我們有時(shí)會(huì)錯(cuò)過重要消息。與其讓自己為此焦慮，不如選擇一個(gè)時(shí)間段來專門接收相關(guān)重要消息的提醒。該提醒功能可以在你選擇的時(shí)間段內(nèi)再次發(fā)出消息收取通知，避免你忘記或忽略重要消息。

設(shè)置狀態(tài)消息

狀態(tài)消息是展示在你的群組聊天個(gè)人簡介中的一句話。當(dāng)他人選定你的聯(lián)系方式或準(zhǔn)備與你開啟聊天時(shí)，就可以看到這條狀態(tài)消息。

狀態(tài)消息是你與同事分享最新工作情況的最佳方式。它可以及時(shí)告知他人你現(xiàn)在不在辦公室，當(dāng)前回復(fù)可能不及時(shí)，或是今日外勤。你還可以設(shè)置狀態(tài)消息的失效時(shí)間，比如將其設(shè)置至帶薪休假結(jié)束。

集成其他Zoom應(yīng)用，簡化工作流程

想要快速傳送一份重要文件給同事嗎？想要不跳出Zoom平臺也能打開第三方應(yīng)用嗎？Zoom群組聊天已與數(shù)十種主流應(yīng)用實(shí)現(xiàn)集成，能夠幫助你的團(tuán)隊(duì)節(jié)省大量時(shí)間，簡化工作流。