外貿(mào)業(yè)務(wù)員這樣回復(fù)詢盤，轉(zhuǎn)化率提升80%！

細(xì)節(jié)決定成敗，如何在詢盤上更好地拉近與客戶之間的距離？以下幾個(gè)步驟幫你更好地解決這個(gè)問題。

01 辨別客戶身份

不論買家大小，他們有可能是中間商、貿(mào)易商或是終端銷售，乃至個(gè)人消費(fèi)者。做好萬全的應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備，總是有利無害，誰都有可能是你的下一個(gè)客戶。

好不容易收到一條詢盤信息，不要急于回復(fù)，你得從詢盤消息中分析該詢盤的人是什么級(jí)別的，知己知彼方能百戰(zhàn)不殆。

假如對(duì)方是個(gè)管理層，那就不要跟人家閑扯，你的回復(fù)必須是周到細(xì)致，如果他想要100分的答案，你就得給到他200分的滿足感。

02 明確買家需求

這個(gè)過程主要明確以下幾點(diǎn)：

先理解后報(bào)價(jià)：不要急于回復(fù)買家，先對(duì)買家詢盤做詳細(xì)分析，優(yōu)質(zhì)的回復(fù)比第一時(shí)間的回復(fù)更得人心。

不問已經(jīng)告知的問題：詢盤內(nèi)容要記牢，切忌再問買家已經(jīng)告知的信息，否則容易引起反感。

角色互換：假如你是買家，你想得到什么樣的答案，能否解決需求。做到比買家多走一步，他就離你更近一步。

給大家分享一些采購商的反饋記錄：

It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements.I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements.

賣方似乎沒有仔細(xì)閱讀購買單子或選擇忽略要求，亂七八糟的報(bào)價(jià)根本不是符合我的要求。

You people pay no attention whatsoever as to what I requested.

你們的人根本不關(guān)注我索要的是什么信息。

The companies are not reading what I need correctly.Not even looking at my website I sent for clarification.

這些公司都不仔細(xì)看我寫了什么，也從不看我的網(wǎng)站來明確我的意思。

所以，理解詢盤信息是至關(guān)重要的！

03 解析買家詢盤信息

這是一些買家的詢盤中可能提到的需求分類：

1.目標(biāo)價(jià)格

2.MOQ（最小起訂量）

3.OEM/ODM

4.是否允許寄樣

5.顏色/尺寸等產(chǎn)品額外要求

6.語言問題（是否需要支持其他語種，尤其是產(chǎn)品說明書）

7.出口經(jīng)驗(yàn)要求

8.證書類

9.付款方式

10.物流問題

針對(duì)報(bào)價(jià)這塊，有些建議：

1、當(dāng)買家詢問多個(gè)產(chǎn)品時(shí)，最好整一個(gè)excel表格，讓買家一目了然，干凈利落。

2、當(dāng)買家給出的價(jià)格預(yù)期低于你的成本價(jià)時(shí)，那怎么辦？

買家肯定也會(huì)貨比三家，在你無法再降價(jià)的情況下，你要秀出你的產(chǎn)品亮點(diǎn)，既然要說服買家，就要有理有據(jù)；提供不同價(jià)位，說明各個(gè)價(jià)位的區(qū)別，如果有相關(guān)數(shù)據(jù)可以支持你的觀點(diǎn)那就再好不過。這其中當(dāng)然少不了專業(yè)度和最好的服務(wù)，這樣才能打動(dòng)對(duì)方的心。

04 著手回復(fù)詢盤

這也是最關(guān)鍵的一步，但在回復(fù)之前仍需注意幾點(diǎn)：

1.先檢查郵件語言文字，是否錯(cuò)字，語言邏輯不清晰

2.是否明確回復(fù)了買家的需求

3.查看回復(fù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)是否完整

4.價(jià)格和產(chǎn)品是否已經(jīng)考慮同行競爭

5.是否主動(dòng)推進(jìn)，并留給買家再次回復(fù)形成互動(dòng)的空間

6.你的產(chǎn)品行業(yè)專業(yè)度夠了嗎?

7.郵件標(biāo)題是否能打動(dòng)買家的心

突出你的產(chǎn)品以及企業(yè)優(yōu)勢，可從以下幾點(diǎn)來說明：

發(fā)貨期快、價(jià)格有絕對(duì)的優(yōu)勢、有多年生產(chǎn)或外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)、有參加買家當(dāng)?shù)氐恼箷?huì)或業(yè)內(nèi)知名展會(huì)、有自己的研發(fā)團(tuán)隊(duì)、有跟知名品牌或企業(yè)合作、有證書，品質(zhì)有保證、提供OEM和個(gè)性化定制服務(wù)等

如何優(yōu)化：

1.盡可能24小時(shí)回復(fù)外貿(mào)郵件和詢盤

2.用自己個(gè)人郵箱沒關(guān)系，但是要記得郵箱同步

3.常登陸更新查看（一周兩次總得有吧）

4.綁定移動(dòng)通訊工具，及時(shí)聯(lián)系

郵件的標(biāo)題也非常重要，以下列舉幾個(gè)注意事項(xiàng)：

1.郵件標(biāo)題用客戶名稱與供應(yīng)商名稱

比如:To David McIntyre from Kevin Wang,或者To JC Penny from Blue Sun Company.

To…From…結(jié)構(gòu)的郵件標(biāo)題，可以讓買家清晰看到這個(gè)郵件的接收人與發(fā)件人，此外如果是回復(fù)詢盤的郵件倒是不建議更改太多標(biāo)題內(nèi)容，買家對(duì)自己發(fā)的詢盤多少有點(diǎn)印象。

2.郵件標(biāo)題用產(chǎn)品報(bào)價(jià)

比如:Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian

這個(gè)標(biāo)題清晰明了，買家一看就知道某一種型號(hào)產(chǎn)品的具體報(bào)價(jià)。但是當(dāng)產(chǎn)品型號(hào)非常長的時(shí)候，需要小心了，可以調(diào)整否則容易被服務(wù)器當(dāng)做垃圾郵件過濾掉。

3.郵件標(biāo)題用客戶求購的產(chǎn)品名稱

比如：Model 123 digital photo frame in European Market,或者Product catalog of digital photo frames with patented designs

這個(gè)郵件標(biāo)題既能夠凸顯買家查詢的產(chǎn)品類型，也能突出自己產(chǎn)品的優(yōu)勢。

最后寫完回復(fù)后再次檢查：是否有落款，是否準(zhǔn)確按照買家要求回復(fù)了，買家問的問題有沒有漏答，你公司和產(chǎn)品的優(yōu)勢有沒有明確，最后再回想下有無跟進(jìn)策略。

05 后期跟進(jìn)

做完了初期的詢盤回復(fù)，就得有后續(xù)跟蹤。針對(duì)后續(xù)跟進(jìn)情況大概有以下幾類：

1、發(fā)完回復(fù)后買家再也不回復(fù)

2、樣品未能滿足買家要求

3、買家說采購計(jì)劃未確定

4、認(rèn)證等條件未達(dá)要求

5、付款方式未達(dá)成一致

6、溝通不錯(cuò)但買家就是不下單

7、價(jià)格與客戶目標(biāo)價(jià)差距太遠(yuǎn)

8、樣品寄送后買家無聯(lián)系

9、跟進(jìn)多次失去聯(lián)系等

買家在3天內(nèi)回復(fù)你并不代表就有戲了，只能說明老外有及時(shí)查看郵件的習(xí)慣。

當(dāng)然，如果買家一禮拜沒回復(fù)，但前期已經(jīng)和你溝通了許多，貿(mào)易也走了很多環(huán)節(jié)的時(shí)候，千萬不要著急，這么長時(shí)間的溝通后，客戶應(yīng)該不會(huì)輕易推翻一切重來。

買家如果長期沒回復(fù)，建議可再發(fā)一封信問一下郵件沒有收到答復(fù)，可在信里告訴賣家你會(huì)繼續(xù)等候他的進(jìn)一步消息，如果只顧催單反而可能有反作用，過猶不及！

此外，也建議賣家和買家形成互動(dòng)，就像朋友一樣拉客情，如果有Skype和whataspp的，發(fā)信之前都可以在溝通工具上先更新下，買家的習(xí)慣也是需要賣家來一步步培養(yǎng)的。