做一個優(yōu)秀的外貿(mào)人需要注意很多問題，今天跟大家分享30個溝通技巧，共勉！
當(dāng)你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書信通知對方，也可以以電話向?qū)Ψ酱_認(rèn)訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排，告訴她：“I'd like to make an appointment with Mr.Lee”（我想和李先生約見一次），讓對方對你的造訪有所準(zhǔn)備，才會有心情和你洽談。
如果溝通是由你發(fā)起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進(jìn)行。尤其是當(dāng)你的溝通對手是遠(yuǎn)道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything” （我會安排一切），不但表現(xiàn)出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進(jìn)行溝通。
如果溝通的地點是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾，過分的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。
溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態(tài)，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良、在對手講話時左顧右盼，都足以使人對體產(chǎn)生不良的印象，而減低與你洽談的興致。
如果你明顯地犯了錯，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“Im sorry. It is my fault”（對不起，是我的錯），通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴(kuò)大事端。
以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結(jié)果適得其反。服務(wù)員上錯了菜、送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實令人懊惱。但是生氣并不能解決問題，不如心平氣和而語氣堅定地告訴對方 “I have a complaint to make”（我有怨言），然后告訴他所發(fā)生的事。
具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當(dāng)客戶聽到你說 “We have a pamphlet in English”（我們有英文的小冊子）時，一定會興趣大增，進(jìn)而問你許多和產(chǎn)品有關(guān)的問題。如果你平時資料搜集得全面，便能有問必答。這在商務(wù)溝通上是非常有利的。
當(dāng)會議因冗長而陷于沉悶、緊張的氣氛時，做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結(jié)果的。如果能在不打斷對方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何），對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以緩解。當(dāng)你們再回到會議桌時，也能以清晰的思路繼續(xù)溝通。
如果溝通是在你的公司進(jìn)行，除了應(yīng)向溝通對手提供舒適的場所以外，更應(yīng)該盡量配合對手，向他提供有助于溝通進(jìn)行的服務(wù)與設(shè)備。例如，告訴他“You can use our office equipment if necessary”（如果必要的話，您可以使用我們的辦公室設(shè)備），協(xié)助對手對溝通內(nèi)容做正確的衡量，其結(jié)果可能也是對己方極為有利的。
每個人都希望自己的意見受到重視。當(dāng)你和他人進(jìn)行溝通時，除了說出自己的想法以外，隨時可加上一句“What is your opinion？”（你的意見是？），不但讓對方感覺受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達(dá)成協(xié)議。
如果在溝通場合中，你無法詳實地說出心中的意念，不僅會使對方聽得滿頭霧水，說不定還會讓對方認(rèn)為你對實際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。因此，要清楚說出你的想法與決定。
任何一個沖突或誤解的產(chǎn)生，都有潛在原因。為什么你的老客戶這回不向你的公司訂貨？為什么對方不能達(dá)到你的要求？這種情況發(fā)生時，要立刻積極地探索原因。向?qū)Ψ教綄ぁ癢hat seems to be the trouble？”（有什么問題嗎？），都能表示你對事情的關(guān)切，知道問題的癥結(jié)，才有辦法進(jìn)行溝通。
當(dāng)客戶向你提出抱怨時，你應(yīng)該做的事是設(shè)法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關(guān)切與解決的誠意。你的一句“Please tell me about it”（請告訴我這件事的情況），令對方覺得你有責(zé)任感，也會恢復(fù)對你的信任。
當(dāng)損失已經(jīng)造成時，適時地提出補(bǔ)救方法，往往能使溝通免于陷入僵局，甚至于得以圓滿地達(dá)成協(xié)議。例如你運送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標(biāo)明的，而你又能立即向他保證 “We will send you a replacement right away” （我們會立即寄給您一批替換品），客戶心中的憂慮必定立刻減半，而愿意考慮您的提議。
商務(wù)洽談中，一旦牽扯到金額、交貨條件和日期時，除了洽談當(dāng)時要用口頭復(fù)述加以確認(rèn)外，合約擬好后，更要詳細(xì)地過目一遍。一旦發(fā)現(xiàn)疑點，應(yīng)立刻詢問對方“Is this what we decided？”（這是我們說定的嗎？），任何合約上的問題，寧可羅嗦一點，也決不可含糊。
英語不是我們的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實請人家重復(fù)或再講清楚一點并不難，你只要說“Would you mind repeating it？”（您介意再講一遍嗎？），相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。
連續(xù)發(fā)問溝通對手給予肯定答復(fù)的問題，最后引導(dǎo)他對你的主要建議也作肯定的答復(fù)，是絕對要花費一番心思的。通常溝通對手只對自己有利的問題，才會痛快地回答“Yes”。因此，在溝通場合開始前，不妨先細(xì)心地想一下，你所希望對方接受的條件，對他有什么好處，試著以“Is it important that …？”（…是不是對您很重要？），獲得他的肯定，那么要使你的建議通過也不難了。
溝通雙方的互相讓步，最常見的例子就是討價還價。買方希望賣方減價一百五十元，而賣方只想減價五十元，雙方一陣討價還價之后，最后減了一百元。不論你的對手是如何的咄咄逼人，你總得做一個最后的讓步：“The best compromise we can make is … ”（我們所能做的最好的折衷辦法是…），然后堅定不移，否則如果讓步得太過，你可就要有所損失了。
在商場上講求信用，一旦允諾人家的事情，要再反悔，會令人產(chǎn)生不良印象。因此，在下決定之前，務(wù)必要經(jīng)過深思熟慮。如果你正在和客戶商談一件無法遂下決定的事時，不妨請他給你一點時間“Please let me think it over”（請讓我考慮一下），切記，倉促地下決定往往招致嚴(yán)重的后果。
在商務(wù)溝通上，該拒絕時，就應(yīng)該斬釘截鐵地說“No”。如果你說“No，but…”，對方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談?wù)?。這個時候，你因為已先用“No”牽制對方，而站在溝通的有利位置上了。
當(dāng)你的溝通對方需要時間來考慮一下方案時，千萬不要一直催促他“Hare you decided？”（你決定了沒有？），那樣你不但干擾了他的思考，也可能激怒他。結(jié)果原本可能達(dá)成的協(xié)議或許就此泡湯了。
面對對方所提無法接受的提議，沉默是最有力的回答。這種無動于衷所帶給溝通對手的壓力，遠(yuǎn)大于澆他一盆冷水。每達(dá)成一項協(xié)議，要記得提醒對方“Let us have the agreed items recorded”（我們將達(dá)成協(xié)議的項目記錄下來）。
磋商者往往為了達(dá)成協(xié)議而向交涉對手做過份不實的吹噓。這種情形在向他人推銷產(chǎn)品時，尤其常見。顧客因聽信你的吹牛而購買產(chǎn)品，進(jìn)而造成損失，輕者不再與你打交道；嚴(yán)重的，恐怕還要告你欺詐，劃不來！所以在向他人做“We can give you a guarantee 100 years”（我們可以給您一百年的保證）這一類的承諾時，最好先斟酌一番。
在溝通開始以前，最好事先得知溝通對手的行程表，并盡量配合。當(dāng)你和客戶談好了一切細(xì)節(jié)以后，你對他說“I will have my secretary type the contract for you to sign at once, then I will drive you to the airport for your flight at 7：00”（我會讓我的秘書立刻將合同打好給您簽名，然后，我開車送您去機(jī)場搭七點鐘的飛機(jī)），想必他一定會感激你的周到細(xì)心，因此也會采取合作的態(tài)度。
如果協(xié)議達(dá)成，而你仍流連忘返，則有以下兩種危險：溝通對手改變主意或者你可能因松懈而口不擇言，說錯了話。因此商議一完成，立即以 “I am glad to have met you, Mr. Lee”（李先生，很高興認(rèn)識您）收場，告別離去。
任何有心溝通的人，都希望他的溝通對手是個舉足輕重的人物。讓對手認(rèn)為你是有決策力的人，最直接的方法便是一見面就告訴他“You can ask me any question”（您可以問我任何問題），如果你在對方面前處處顯得緊張兮兮，對方必定會懷疑他跟你之間的溝通效果。因此面對每一個溝通場合，一定要充滿信心。
每個人都對自己的才能引以為榮。向你的溝通對手表示你認(rèn)知他的能力，并寄希望他有所表現(xiàn)：“I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you"（我知道你擅于處理棘手問題，并相信我可以依賴您），相信他一定不愿意讓你失望。
當(dāng)對手正在為某個問題煩惱，而你正好能夠幫他忙，一句 “I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company” （我相信我們的專家能提供對貴公司問題有幫助的建議），必能使他寬慰不已，立刻表現(xiàn)合作的態(tài)度，而你的溝通力也大大增加了。
說服溝通對手的技巧之一，就是強(qiáng)調(diào)雙方的相同點，使其產(chǎn)生認(rèn)同感，進(jìn)而達(dá)成協(xié)議。一個賣主告訴老客戶產(chǎn)品漲價的最常見理由就是“Our costs are way up too”（我們的成本也上漲了），使客戶覺得他的對手和他一樣，正面臨著漲價的處境。這時候買主再不愿意，也只好接受漲價的必然結(jié)果了。
要使溝通徹底失敗，最好的辦法就是使你的溝通對手顏面盡失。但這該不是你所要的結(jié)果吧？向?qū)Ψ教岢鲑|(zhì)疑時，要確定將矛頭指向事情本身，而不是對手身上：“Your views regarding management differ mine”（您的經(jīng)營觀點和我的不同）。
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